＊＊ 伝言システムは断然おすすめ ＊＊

不在時の対応で生きてる会社か眠っている会社か特にわかります　　お急ぎでし
たら直接携帯にかけてくださいますかというのが関の山でしょうか
ところが今時の営業は運転中に知っている人から電話がはいる　携帯メールが入
ると大変なんです　　大事な用件は無論車を止めて話さなければなりません　会社
の電話窓口はできるだけお客さまが何をしたいのかを聞き出し　営業にそのまま
つたえましょう
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
つたえる手段は伝言システムです　　お客さまとのやりとりそのままを録音し携帯
のメールで着信のあったことをつたえます　窓口のパソコンからたとえば＃１と送
ったら内容を聞く　電話番号だったらそのまま電話連絡　＃４だったら至急という
具合に相談して決めましょう　営業マンは聞いた内容により逐次連絡と手配をす
ませます　

営業マンがやらなくてもいいことは窓口で聞き取り処理しましょう書類のことや受
発注はどうすればいいのか社内で決めておくことも大事です　何から何まで営業
マンという会社はのびません

この伝言システムは特別にネット上のサーバーで提供されている万能型もありま
すが通常はシステムホンにつけられるもので十分です　人員数が多ければ蓄積
時間を増設４〜６Ｈに増設します

これでかかってきた電話の返事は夕方か翌朝という事態はさけられます　　変化
の激しい時代にチャンスを逃さないためには大切な対応です

「いないの　電話くれって言っといて」だけでも担当者ならどんな意味をもっている
かピンときます　当社でも対応が鈍かったばっかりに大きな商談を逃がした経験
がいくつもあります　　ご用心ください



＊＊ ダイヤルインはお客さまに親切 ＊＊

代表組の事業所電話に客先から頻繁に電話がかかってくる担当者がいることはよく
あります　総務の担当者がまるで電話交換手のように居場所を探しているだけで日
が暮れることが実際起きています　この費用は電話機のリース料どころのさわぎで
ない莫大な喪失です　解決するにはダイヤルインとＰＨＳ端末ですね　仮想の内線
番号を付加するサービスに８００円／１番号と使用する電話番号回線数×８００円
が高いか安いかは使い方次第です　ＰＨＳ端末はアンテナを含めて一台８〜１０万
円ですから構内放送をしたりするよりお客さまに親切です

ＰＨＳ端末がつかない電話は１０年以上昔の年代物です　設置した工事業者に確認
してみてください


＊＊　鳴る前にどこからの電話かわかります　＊＊

最近新たにインターネット通信販売をはじめられた企業で見られる事例にホー
ムページをみて問い合わせがあり　　検討して再度連絡してくれる時に先方は
専門的なやりとりをしたこともあって親しげにかけてくれるのに　当方はどこの
誰か分からず冷や汗もので応対することがあるそうです

電話受注が主な会社でも　応対者のレベルによって後工程への連動に差があり
すぎるのが悩みの種とか

電話機だけでもできるのがナンパーディスプレイです　かかった電話番号がベ
ルが鳴るまえに表示されます　電話装置に短縮先が蓄積されていればその名
前がでます　　手元のに受注帳をくりながら電話口にでてお話しします

ＮＴＴとの契約と表示できる機能のある電話機が必要になります
短縮登録してない場合は電話番号のみの表示です　

＊＊　パソコンに表示させるには　＊＊

電話帳データーベースと専用の接続機器が必要です　

電話機連動の表示ソフトはその電話機メーカー推奨のものになります どうし
ても電話工事会社と専用ソフト主導でいれざるをえません
専用ソフトは５０万円以上で電話装置にも連動させるユニットが必要になりま
す　お使いの電話機が取替えの時にやったほうが全体の金額としてはお得にな
ります　

大切なのはいまお使いのお客様データーを整備しておくことです　どんなソフ
トでもかまいませんし　紙ベースでもいいのですが　そのまま移行できるよう
にしておきましょう　機械化する時にお得です

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
電話機に関係なくパソコンに表示させるタイプは電話機とは関係なく導入でき
ます　一台だけでいいのか　２台以上のパソコンで表示させるたいのかによっ
てソフトが違います

１台だけだと少し知識があればご自分でできます　やってみましょう（かお友
だちにおねがいしてもいいですね）

普段の業務処理に複数台数のパソコンをつなぐネットワーク（ＬＡＮ）をつか
っていれば　そこにつないで　専用の接続機器を設定するので比較的簡単にで
きます　　　　　　

　

＊＊　電話受付センターのおすすめ　＊＊

電話受付から業務処理までを行なうシステムをＣＴＩといいます　テレビ通販
やメーカーのサポート窓口では大勢のオペレーターが均等に処理にあたれるよ
うに複雑な処理を行なっています　いわゆるコールセンターです　こんな大が
かりでなくても　電話をとるのが大忙しという盛況な企業でもここで例にあげ
る５名以で受付業務を効率的におこなうのはこんなかんじです

まず専用の静かなコーナーか部屋に顧客データーベースが入ったサーバ（普通
のパソコンですよ）にＬＡＮにつながった大型１７インチ画面のパソコン端末
を接続します　サーバーと連動する電話機＋ハンドセットで集中電話受付セン
ターがが準備できました　あと連絡用ＦＡＸや帳票出力プリンターを必要数だ
け用意します

お客さまからの電話が鳴る前に画面にお客さま情報がでてきます　おもむろに
受話器をあげるとご注文です　購入履歴欄から選び数量をチエックして　あり
がとうございましたで終わりです　何かご意見をうけたまわったら　特記事項
の項目チエックか手入力をします

うけた内容を後工程にデーターで送るのか　伝票出力なのか　ＦＡＸするかは
処理量と効率によって変わってきます　おそらく受注から出力のやりかたによ
って処理ソフトがピンからキリですが　電話受付の電話とデーターベースを含
むコンピューターまわりは３００万程度からですんでしまいます　むしろ交代
要員をふくめた受付員の訓練のほうが費用がかかるんではないでしょうか

ここでは支店や営業所の電話受付を集中（とりあえず転送し　できればフリー
コールで）し営業マンにも指示をだします（伝言かメール）　この業務集中効
果こそが電話受付センターを設ける一番の目的です　各所にかかっていた電話
番の人件費を集約し　営業支援に業務集中すればこれにかかる設備投資はすぐ
にもとがとれます　
　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
＊＊　かしこい転送あれこれ　＊＊

事務員さんがいまいちで　事務所の席が温まったためしのない社長の何と多い
ことか

システム電話内で転送できる機能が標準になっていますが落とし穴が一つ　かけ
てきた電話番号が表示されないんです　転送してきている事務所の電話番号です
から応答できない時にかけなおしができなくてやきもきします

付加使用料はかかっても何といってもＮＴＴのボイスワープです　電話局内で転
送してくれますから番号もしっかり表示されます　でも非通知は悲通知ですから
ねもともと
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
それより運転中に転送されていることもしばしばですから　携帯電話の伝言メモ
をこまめに確認して　おりかえし連絡することを習慣づけるほうがいいです
いつも応答がしっかりしている営業マンといいかげんとでは差がつきますよね　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　
よく携帯が留守番になっていて録音することがありますが　録音内容を留守番セ
ンターに聞きにいく手間がかかります　伝言がおすすめです

転送ついでに業務用のｅ−メールは携帯に転送がおすすめです　朝と夜？しか席
にいない人をおいかけて電話のかけっこってよくありますね　最後の手段はメー
ルしかないこともあるし　大切な用件がメールでという案件が多くなりました　
添付フアィルをみられる携帯は限られていますが　転送されていればすばやい対
応ができます
　　　　　　　　　　　　　　　　　
おまけに迷惑メールやウイルスらしいメールがあらかじめ何となく分かるので予
防策の一助ともなります　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

−−順次追加していきまあす−−